Правила проживания в Schloss-hotel Yantarny. Организация работы службы дополнительных и сопутствующих услуг

Услуги, предоставляемые в гостиницах, подразделяются на основные и дополнительные , платные и бесплатные . Помимо основного набора необходимых услуг, к которым относятся проживание и питание, без дополнительной оплаты гостям могут быть предоставлены следующие виды:

бесплатная услуга по побудке гостей к определенному времени;
информационная служба, которая поможет клиенту ориентироваться в незнакомом городе;
вызов скорой помощи;
пользование медицинской аптечкой;
доставка в номер корреспонденции при её получении;
предоставление кипятка, иголок, ниток, одного комплекта посуды и столовых приборов.

Кроме обязательных и бесплатных услуг, гостиницы предоставляют целый комплекс платных дополнительных услуг , перечень и качество которых должны соответствовать требованиям присвоенной гостинице категории. Наиболее распространенные из них:

услуги организаций общественного питания (бар, ресторан, кафе, буфет);
магазины, торговые автоматы;
инфраструктура развлечений (дискотека, казино, ночной клуб, зал игровых автоматов, бильярдная);
экскурсионное обслуживание, услуги гидов-переводчиков;
организация продажи билетов в театры, цирк, на концерты;
транспортные услуги (бронирование билетов на все виды транспорта, заказ автотранспорта по заявке гостей, вызов такси, прокат автомобилей);
покупка и доставка цветов;
продажа сувениров, открыток и другой печатной продукции;
бытовое обслуживание (ремонт и чистка обуви; ремонт и глажение одежды; услуги химчистки и прачечной; хранение вещей и ценностей; разгрузка, погрузка и доставка багажа в номер; прокат предметов культурно-бытового назначения – телевизоры, посуда, спортивный инвентарь и пр.; ремонт часов, бытовой техники, радиоаппаратуры; услуги парикмахерской, маникюрного и массажного кабинетов и другие бытовые услуги);
услуги салона красоты;
сауна, баня, бассейн, тренажёрный зал;
аренда залов переговоров, конференц-зала;
услуги бизнес-центра;
другие услуги.

VIP клиенты

В высококлассных отелях разработаны специальные инструкции для обслуживания VIP-клиентов (очень важные персоны) и немного менее значимой категории CIP (коммерчески важные клиенты). К первой категории относятся политические деятели, артисты, крупные бизнесмены и др. Ко второй - персоны, которые могут оказаться полезными для бизнеса отеля (член совета директоров, сотрудник центрального аппарата гостиничной цепи, к которой принадлежит отель, менеджер крупной фирмы, который может впоследствии направить в отель для временного проживания своих командировочных и т.д.).

Эти две категории клиентов требуют повышенного внимания персонала отеля. При заезде их встречает либо генеральный директор, либо специальный VIP-менеджер. Общими чертами подобных клиентов являются их высокая платёжеспособность, потребность в дорогостоящих услугах и чрезвычайно щепетильное отношение к качеству обслуживания. Все ожидания гостя, сформированные пребыванием в лучших гостиницах города, должны быть реализованы. Любые мелочи, любые предметы обихода и даже документы, с которыми он сталкивается при оформлении, должны соответствовать высокому уровню европейского стандарта обслуживания. Администрация заранее готовится к их встрече, посылает в комнату шампанское, фрукты, цветы, организует дополнительную систему безопасности, предлагает дополнительные услуги, ориентировочный перечень которых зависит от фантазии руководства заведения и индивидуальных предпочтений клиента. VIP-клиенту могут готовить блюда в ресторане по индивидуальному заказу с подачей прямо в номер, предоставлять услуги Интернет, повышенный уровень комфорта номеров выражается в соответствующем оформлении номера, оснащенности его теле-, видеоаппаратурой и другой техникой.

При этом гостиница не ограничивает себя в ценовом диапазоне при выборе оборудования и предметов интерьера: все расходы будут учтены при формировании стоимости гостиничной услуги. VIP-клиенты доставляют много дополнительных хлопот администрации, но они всегда платят более высокую цену за предоставляемые услуги, их периодическое проживание в отеле автоматически повышает его имидж, значительно увеличивает доход и влияет на темпы развития отеля.

Клиент женщина

Т.к. женщины более склонны становится постоянными клиентами отелей особенно важно обеспечить выполнение наиболее существенных для них требований. Они в основном используют те же критерии при выборе гостиницы (местоположение, цена и т.д), что и мужчины, но их система приоритетов отличается.

Чистота и привлекательность отеля более важны для женщин, чем для мужчин.

Женщин больше беспокоит безопасность . Они предпочитают останавливаться в отелях только с одним (главным) входом, расположенным недалеко от стойки портье, и с хорошо освещенным центральным коридором, в который входят двери всех номеров. Желательно наличие близкорасположенной парковочной площадки или хорошо освещенного гаража. Очень важно наличие в номере дверных цепочек, глазков, надежных замков. Перед тем, как предложить гостю войти в номер портье должен открыть дверь и проверить его.

Большинство женщин предпочитает, чтобы в номере было достаточно места для работы и проведения встреч. В номере должно быть хорошее освещение и обязательно стол с телефоном ;

Обычно продолжительность проживания женщин в отеле больше, чем мужчин, поэтому среди женщин популярны такие услуги, как бассейн и тренажеры .

Женщины более чувствительны к качеству обслуживания, отрицательный опыт в этой сфере может существенно повлиять на желание еще раз остановиться в отеле. Персонал отеля должен быть соответствующим образом подготовлен для того, чтобы обслуживание было предоставлено в любезном и в то же время деловом тоне.

Поскольку в среднем женщины чаще берут мини-отпуска и проводят в ресторанах на 25% больше времени, чем мужчины, следовательно, приносят значительные доходы гостиничному предприятию, поэтому очень важно обеспечить безопасность, комфорт и все необходимые услуги, которые требует этот сегмент рынка.

Жалобы клиента

Жалобы клиентов – это источник информации о степени удовлетворенности клиента, их обработка позволяет принять меры для улучшения сервиса. Типичными жалобами клиентов (расположенные в порядке убывания частоты) являются:

недостаточно внимательное отношение персонала;
неготовность номера к заселению;
невыполнение обязательства по бронированию номера;
отсутствие ощущения безопасности в целом в отеле и в номере;
некомфортная температура в номере;
повышенный уровень шума;
некомфортная кровать;
высокие цены;
медленное обслуживание;

Телекоммуникационные услуги в гостинице — это залог её рентабельности и гарант высоких стандартов, предъявляемых к современным отелям. С активным развитием телекоммуникационных услуг в последние годы невозможно представить гостиничный бизнес в стороне от технологий. Поддерживать связь с родными, друзьями и бизнес-партнёрами, не просто необходимость, это естественная потребность в нашу информационную эру. Задачей гостиничного бизнеса является повышение комфортабельности пребывания постояльцев, в том числе путём предоставления коммуникационных услуг.

В этой статье мы расскажем о популярных средствах связи и телекоммуникационных услугах, которые может предложить гостиничный бизнес в России.

Телекоммуникационные услуги в гостинице - основные виды

Интернет

Благодаря технологии беспроводного интернета Wi-Fi, доступ во всемирную паутину стал доступен нам на каждом углу, от закусочной, до приёмной городской администрации. Но если во всех этих случаях наличие сети обусловлено желанием привлечь клиента, либо создать выгодную атмосферу радушия, то для владельца гостиничного бизнеса, наличие Wi-Fi важно не менее чистых номеров и свежего постельного белья.

Большинству людей крайне важно, чтобы путешественники, прибывшие в другой город, или страну связывались с ними постоянно, и, желательно, с применением видеосвязи. В номере постоялец проводит довольно большую часть времени, и предоставление возможности оставаться на связи, строго обязательно для современного отеля. В прошлом с этой задачей справлялся телефон, но время не стоит на месте - Skype и Viber фактически вытеснили традиционные средства связи. Это неудивительно, ведь всемирная сеть — отличный способ бесплатной связи.

Кто-то привык общаться через социальные сети, а кто-то через позабытые мессенджеры, вроде ICQ, или вовсе путём электронных писем. Мы не рассматриваем это в рамках нашей статьи, но задача гостиничной администрации обеспечить бесперебойную работу сети внутри номеров, сигнал достаточной мощности и высокую скорость интернета.

Создание точки Wi-Fi

Источником сигнала беспроводного интернета по Wi-Fi служит роутер, имеющий ограниченную зону действия. Производители, как правило, завышают характеристики устройств, приписывая им в рабочую зону лишние метры, где уровень сигнала по мощности приближается к нулю. Мы не будем рассматривать отдельные модели роутеров, так как этот рынок стремительно развивается, и в каждом отдельном случае требуется консультация прямого специалиста.

Также указанные характеристики можно смело делить на три при наличии микроволновых печей, других устройств беспроводной связи, зеркал, тонированных окон и, конечно, стен. То есть, теоретический расчёт мощности сигнала в каждом конкретном случае не имеет смысла. Проще и разумней согласовать установку с фирмой, предоставляющей интернет услуги, сделать замеры и, при необходимости, внести нужные коррективы.

Администрирование сети

Какое бы оборудование вы ни выбрали для вашей гостиницы, учтите, вы непременно столкнётесь с неполадками в его работе: падением скорости передачи данных, программным “зависанием” и пр. Кроме того, современные автоматизированные системы организации работы отелей также часто нуждаются в корректировке. Решить проблему может мастер, но зачастую достаточно обыкновенной перезагрузки устройства, с чем мог бы справиться любой сотрудник гостиницы.

В целом желательно провести среди персонала работу по повышению квалификации касательно элементарной настройки подключения к сети на наиболее популярных устройствах. Эти умения обязательно сослужат добрую службу для клиентов старшего возраста, и просто далёких от современных технологий людей, и заработают доброе имя вашему бизнесу.

При устройстве гостиницы, желательно обеспечить лёгкий доступ к оборудованию беспроводной связи для дальнейшего обслуживания. Прятать его в недосягаемых местах или наглухо закрывать декоративными панелями не рекомендуется.

Существуют сбои работы сети и большего масштаба, для решения которых может понадобиться специалист. Если вы владелец крупного гостиничного бизнеса, с десятками номеров постояльцев, вам не обойтись без собственного системного администратора, а мини-отели вполне могут обойтись мастером по вызову – его обычно готов предложить ваш поставщик интернет-услуг.

Продажа дополнительных услуг

Бывает, что в командировке или отпуске клиент утерял телефон, поломал ноутбук, или многодетная семья банально не могут поделить планшет для развлечений и досуга. Многие гостиницы предлагают устройства в аренду на срок пребывания клиента. Обоюдная выгода сторон делает такой вид услуг не просто популярным, но и обязательным в перспективе для гостиниц высокого класса.

Ассортимент предлагаемых устройств может быть самым разным, от современных смартфонов до мощных игровых компьютеров и видеоприставок, за которыми время пролетит весело и незаметно. Удобный мультимедийный планшет сделает пребывание в вашей гостинице ещё более комфортным, позволяя клиенту оставаться на острие событий в мире, запечатлевать приятные моменты своего отпуска и делиться ими с друзьями в соцсетях. В том числе и добрыми отзывами в адрес вашей гостиницы.

Стремясь увеличить диапазон предоставляемых дополнительных услуг, поднять свой престиж и увеличить доходы, многие гостиницы в последнее время предоставляют гостям телекоммуникационные услуги. Интерактивные телевизионные системы предоставляют гостям отеля широкий спектр интерактивных услуг, как бытового характера (приветствие вновь прибывшего гостя, возможность заказать в номер ужин или напитки, вызвать горничную, купить выбранную по видеокаталогу вещь, ознакомиться со счетом, получить персональный факс или телефонное сообщение, самостоятельно произвести экспресс- выписку из отеля и т. д.), так и бизнес-услуги.

Все функции меню вызываются на экран телевизора с помощью телевизионного пульта простым нажатием кнопки. Основное меню позволяет гостю познакомиться с гостиничными услугами, не выходя из номера. Находясь в номере, гость может получить много полезной информации о гостинице, репертуаре театров и кинотеатров, музеях, магазинах, погоде и т. д. Функция будильник позволит гостю самостоятельно запрограммировать время побудки.

Интерактивные телевизионные системы дают возможность для широкого использования платного телевидения. В зависимости от специфики отеля системы платного телевидения дифференцируются на РАY ТV Systems - системы с интерактивным включением платных услуг. Гость с помощью пульта дистанционного управления телевизором выбирает и включает платную услугу в соответствии с картой видеопоказа. Плата за просмотр платных каналов вносится в счет гостя автоматически. И карточные - A lа саrte Systems (гость помещает приобретенную заранее в службе приема и размещения пластиковую карточку в специальный картоприемник телевизора, выбирает платный канал и нажатием специальной кнопки подтверждает желание смотреть платный канал.

При переключении телевизора на платный канал клиенту может быть предоставлено несколько минут бесплатного просмотра, затем система блокирует изображение (информационная страница) до тех пор, пока в карт-ридер не будет помещена оплаченная карта или переключен канал. Во избежание недоразумений необходимо информировать клиентов о порядке пользования услугами платного телевидения и их стоимости. Каждый платный канал должен иметь постоянно светящийся (небольших размеров) видеомаркер с информацией о том, что канал платный.

В отелях могут устанавливаться различные тарифные планы: поминутная, почасовая, посуточная оплата. Интерактивные телевизионные системы также предоставляют специальные функции для персонала отеля: просмотр перечня дефектов в оборудовании номера; установка персональных заданий горничным, дежурным техникам; передача докладов персоналом о выполненных заданиях; определение готовности номера и т. д. Например, горничная, войдя из любой комнаты со своим кодом в меню для персонала, может сообщить технической службе обо всех обнаруженных в номере неполадках, а также отрапортовать дежурному администратору о готовности номеров к заселению, выбрать для уборки ближайший к ней освободившийся номер.

Для удобства доступа к информационным источникам и службам отеля на телефонных аппаратах в гостевых комната имеются специальные кнопки с символам (пиктограммами), указывающие на определенную службу (служба приема, ресторан, консьерж, и т. д.) Гостю достаточно лишь нажать на соответствующую кнопку телефона в номере и сразу же происходит соединение с необходимой службой. Электронные телефонные системы последнего поколения помогают отелю обеспечить индивидуальное обслуживание клиентов. Так, например, в некоторых основных отделах гостиницы гут быть установлены телефоны с дисплеями, и если гость звонит из номера, то на дисплее телефонного аппарата высвечивается не только номер комнаты, но и имя гостя. Это дает возможность сотрудникам отеля всегда называть гостя по имени. Или другой пример - услуги голосовой почты. Клиенты имеют возможность прослушивать оставленные им сообщения входящих абонентов на том языке, который они предпочитают.

С помощью телефонных систем гости также узнают о поступлении для них телефаксов. В этом случае на дисплее телефонного аппарата гостя появится соответствующая запись. При помощи клавиши «громкоговоритель» гость может говорить по телефону, не снимая трубки.

Внешний датчик позволяет выводить на дисплей телефонного аппарата данные, например, температуру воздуха вне помещения или температуру воды в бассейне.

Современные телекоммуникационные технологии дают возможность гостям поработать со своим персональным компьютером в номере, воспользоваться услугами Интернета и электронной почты.

Во время проживания гости пользуются междугородней, международной, телефонной и внутригостиничной телефонной связью. Внутригостиничная связь бесплатна. Внешние звонки платные, и в каждой гостинице существуют свои тарифы (расценки) на телефонные переговоры. Современные телефонные системы автоматически фиксируют длительность в стоимость телефонных переговоров. Телефонные системы соединены с компьютерной системой и автоматически производят начисления на общие счета гостей.

Очень часто в гостиницу обращаются с просьбой дать справку о проживании того или иного человека, Дать номер телефона комнаты или соединить с проживающим в отеле гостем. Операторы телефонной станции должны сохранять конфиденциальность проживания клиентов отеля. Как и все сотрудники отеля, операторы АТС несут ответственность за безопасность проживания клиентов. Телефонистки не должны разглашать номера комнат и телефонов гостей. В высококлассных гостиницах телефонная связь с постояльцами возможна при непосредственном обращении к оператору телефонной станции. При этом телефонистка просит абонента представиться и немного подождать. Далее она связывается с проживающим в номере гостем и выясняет, желателен ли ему данный телефонный звонок или нет. Соединение происходит только при положительном ответе проживающего(ей).

Еще одной обязанностью персонала АТС гостиницы является регистрация и осуществление заказов на побудку гостей. Принимая заказ на побудку, необходимо точно записать номер комнаты клиента, точное время побудки, учесть разницу во времени с другими странами (смену часовых поясов). Лучше еще раз переспросить клиента, уточнить все необходимые детали, чем допустить ошибку в таком важном деле.

Пожелания клиентов телефонисты вносят в лист побудки. Побудка может осуществляться несколькими способами. В высококлассных отелях это:

а) непосредственно телефонисткой с помощью телефонного аппарата;

б) автоматический способ. Телефонистка вводит в память компьютера информацию: когда, какой номер требует побудки. Компьютер задействован с телефонным аппаратом в номере гостя. Гость, снимая трубку телефона, слышит сообщение-побудку. Сообщение может воспроизводиться на предпочитаемом гостем языке. Этот способ особенно необходим в крупных гостиницах, где часто одновременно требуется разбудить большое количество гостей;

в) побудка посредством интерактивных телевизионных систем. Функция «будильник» позволит включить телевизор и разбудить гостя в необходимое для него время;

г) гость может самостоятельно запрограммировать свой телефонный аппарат на побудку.

стр
гостиница СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………………….3
ГЛАВА I. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫХ УСЛУГ В ГОСТИНИЦЕ
1 Офисные технические средства работы с информацией…………………….5
2 Технология оказания телекоммуникационных услуг гостю……………..…11
ГЛАВА2. ИССЛЕДОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ГОСТИНИЦЕ «Don-Plaza»
. 2.1 Описание гостиницы………………………………………………………...20
2.2 Анализ информационных технологий при гостинице «Don-Plaza»……..23
2.3 Оказание телекоммуникационных услуг в гостинице «Don-Plaza»……..26
Заключение……………………………………………………………………………………..28
Список литературы…………………………………………………………………….………30

ВведениеВ настоящее время одной из важнейших и жизненно важных для руководителей любого уровня проблем является использование информационных технологий в разработке управленческих решений. Современный уровень развития бизнеса предъявляет принципиально новые требования к информационному обслуживанию, в том числе обеспечение скорости передачи информации, ее актуальности, достоверности и своевременностипредоставления конечному пользователю. В острой конкурентной борьбе выживают и добиваются успеха те организации, в которых руководство владеет умением принимать эффективные решения, используя дополнительные возможности, которые дают современные информационные технологии.
Спрос на информацию и информационные услуги обеспечивает развитие, распространение и все более эффективное использование информационныхтехнологий. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления, а именно, автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, автоматизируются организация их выполнения, повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью. Проникновение во все сферы жизни информационных технологий, не оставило в сторонеот этой тенденции и туризм, как сферу экономики, сферу деятельности и сферу занятости.
Современные технологии организации информационных процессов связаны, прежде всего, с использованием компьютерных технологий. Под компьютерными информационными технологиями понимается процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработкиинформации с помощью компьютеров и компьютерных сетей для решения управленческих задач экономического объекта. Понятие «информационные технологии» относится ко всему преобразованию информации, в том числе и на бумажной основе, понятие «компьютерная информационная технология» относится к обработке информации на основе использования средств компьютерной техники.
За последние десятилетия ничто так неспособствовало успешному развитию экономики стран во всем мире как различные технологические инновации. Технический прогресс позволяет создавать новые и улучшать работу существующих предприятий различных направлений.
Сейчас уже трудно представить, как могли функционировать отели, санатории, мотели, туристические фирмы и другие компании без систем компьютерного обеспечения. В настоящее время эти системы широкораспространены и хорошо скоординированы. Высокая экономическая эффективность использования компьютерных систем побудила их владельцев бороться за влияние на рынке.
Цель данной работы состоит в рассмотрении новейших разработок в данной области, в выяснении особенностей применения компьютерных технологий на предприятиях индустрии гостеприимства в России и за рубежом, а также в выявлении проблемэксплуатации компьютерных систем и Internet, в определении перспектив развития компьютерных систем в гостиничном бизнесе.
Задачи работы
. Описать офисные технические средства работы с информацией
. Изучить технологию оказания телекоммуникационных услуг гостю
. Дать описание гостиницы
. Анализировать информационные технологии при гостинице
. Изучить оказание телекоммуникационных услуг...

29. Служба телефонных операторов. Должностные обязанности работников. Оборудование рабочего места. Правила телефонного этикета. Приём телефонограмм и их документальное оформление. Заказ международных и междугородних телефонных переговоров. Побудка гостей к определенному времени. Инновационные телефонные системы гостиниц.

Как правило, первый контакт клиента с отелем происходит именно при посредничестве телефониста. Впечатление об отеле начинает формироваться у клиента уже после первого общения с сотрудником телефонной станции. Это требует от принимающего звонки сотрудника определенных навыков, называемых телемаркетинговыми. Профессионализм сотрудника телефонной станции во многом может повлиять на выбор клиентом именно этой гостиницы.

Телефонный оператор непосредственно подчинен и выполняет приказы начальника СПиР.

ТО должен знать:

Приемы и методы делового общения и ведения переговоров

Основы делового этикета, навыки ведения деловых переговоров

Законодательство о труде

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

ТО руководствуется:

Распоряжениями, приказами высшего руководства

Положением о персонале принятом в call-центре

Установленным порядком выполнения работ

Должностной инструкцией.

Обязанности:

Прием вход.звонков

Консультирование гостей

Предоставление нужной информации клиенту по тарифам, услугам, процедурам и акциям

Ведение сменного журнала

Работа с клиентскими жалобами и пожеланиями, их передача в нужный отдел

Поиск и предложение решений абоненту, в связи с возникшим вопросом

Ввод в базу данных полученной информации.

Телефонный этикет в гостинице.

Работа операторов АТС неразрывно связана с телефонным этикетом (telephone etiquette). Сотрудники телефонной службы должны иметь хорошо поставленный или просто приятный голос, обладать терпением, спокойствием и доброжелательностью. В этой службе трудятся только лица женского пола.

Этапы разговора:

Раздается звонок.

Гудков не более трех.

Пауза между звонками – снимаем трубку.

Выжидаем 1-2 секунды и начинаем разговор «Приветствие - Название компании и отдела - Имя принявшего звонок».

Во время разговора следим за шумом и фоном – не потягиваемся, не жуем, не пьем и т.д. Также делаем пометки, характеризующие основную тему/проблему.

Можно записать имя звонящего и называть его затем по имени.

Контроль речи – вместо «ага, угу» - «да, понимаю».

Если вам нужна пауза, и вы хотите использовать клавишу «hold» или переключаете звонящего - предупредите об этом собеседника.

Звонящий первый кладет трубку.

Тон спокойный, ровный, доброжелательный.

Избегать монотонности, работать с интонацией – клиент не должен чувствовать, что он у вас стотысячный.

Темп разговора нужно подстраивать под клиента.

Контроль целостности разговора – если клиент слишком многословен, не задавайте много вопросов, если клиент наоборот несловоохотлив – задавайте наводящие и четкие вопросы, которые прояснят ситуацию.

Если необходим повторный звонок, то перезвонить должны сотрудники компании, а не клиент. Первым кладет трубку позвонивший. Телефонный оператор никогда не должен класть трубку раньше того, кто позвонил.

Если вы разговариваете по телефону и у вас на очереди еще один звонок, то вы должны попросить гостя подождать: «Простите, не могли бы Вы подождать на линии?». Далее выслушать содержание вопроса или просьбы очередного звонящего. Если решение вопроса не займет много времени, следует ответить. В том случае, если это не представляется возможным, нужно извиниться, попросить подождать и вернуться к первому звонку.

Телефонограммы - различные по содержанию документы, передаваемые устно по каналам телефонной связи и записываемые получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму, чётко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать. Особенностью этого вида документа является указание должности, инициалов и фамилии сотрудников, передавшего и принявшего сообщение, номера их телефонов и указание времени приёма телефонограммы.

Во время проживания гости пользуются междугородней, международной , телефонной связью по Москве и внутригостиничной телефонной связью. Внутригостиничная связь бесплатна. Для того чтобы позвонить из номера в номер, необходимо набрать сначала цифры этажа, а затем цифры номера комнаты.

Внешние звонки платные, и в каждой гостинице существуют свои тарифы (расценки) на телефонные переговоры.

Современные телефонные системы автоматически фиксируют длительность и стоимость телефонных переговоров. Телефонные системы соединены с компьютерной системой и автоматически производят начисления на общие счета гостей.

Гости могут пользоваться услугами телефонистки, если им необходимо сделать срочный заказ на междугородние или международные телефонные переговоры. При этом телефонистка должна знать все тонкости, касающиеся телефонной связи. Так, например, при заказе международного телефонного разговора за вызов определенного лица берется дополнительно стоимость одной минуты разговора. Телефонистка должна обсудить этот вопрос с гостем.

Побудка гостей к определенному времени - это звонок в указанный час в номер по внутреннему телефону гостиницы .

Принимая заказ на побудку, необходимо точно записать номер комнаты клиента, точное время побудки, учесть разницу во времени с другими странами (смену часовых поясов). Лучше еще раз переспросить клиента, уточнить все необходимые детали, чем допустить ошибку в таком важном деле.

Пожелания клиентов телефонисты вносят в лист побудки (Wake-up calls list).

Побудка может осуществляться несколькими способами. В высококлассных отелях это:

а) непосредственно телефонисткой с помощью телефонного аппарата. «Господин Доброе утро! Сейчас 8 часов утра. Вы просили разбудить Вас в это время».

Прежде чем звонить, телефонистка заранее узнает имя гостя. Желательно побудку производить на языке гостя. Телефонистка может спросить, желает ли гость повторного звонка через 15 минут. Если гость не отвечает на звонок-побудку, следует перезвонить дополнительно в течение пяти минут. В том случае, если после второй попытки гость не отвечает, нужно сообщить консьержу или службе охраны и послать в номер служащего, чтобы выяснить ситуацию.

При просьбе гостя разбудить его после обеда рекомендуется предлагать услугу «не беспокоить». Она заключается в том, чтобы изолировать гостя на некоторое время от входящих звонков и дать ему таким образом отдохнуть. Все входящие звонки будут поступать телефонному оператору.

б) автоматический способ. Телефонистка вводит в память компьютера информацию: когда, какой номер требует побудки. После ввода информации необходимо подтвердить запрос. Специальный принтер распечатывает все запросы на побудку. Компьютер задействован с телефонным аппаратом в номере гостя. Когда время побудки подошло, то компьютерная система, которая установлена в АТС, автоматически производит соединение с номером комнаты. Гость, снимая трубку телефона, слышит сообщение - побудку такого, к примеру, содержания: «Доброе утро. Мы выполняем Вашу просьбу на побудку. Желаем Вам хорошего дня и приятного пребывания в отеле». Сообщение может воспроизводиться на предпочитаемом гостем языке. Этот способ особенно необходим в крупных гостиницах, где часто одновременно требуется разбудить большое количество гостей. Когда гость поднимает трубку, у оператора на принтере распечатывается информация о том, что данный гость услышал звонок, поднял трубку и проснулся. Принтер распечатает: номер комнаты, время и результат (ответил гость или нет) - «completed» или «nо answer». Если гость не просыпается, то компьютерная система повторит звонок через пять минут, если гость не просыпается второй раз, то опять через пять минут звонок поступит в номер автоматически. В этот период времени телефонный оператор отслеживает результат и если он видит, что гость не отвечает три раза на звонок, принтер распечатывает «nо answer 3», то оператор посылает посыльного или подносчика багажа в номер. Посыльный или подносчик багажа обязаны сначала постучать в номер, если гость не открывает, то они имеют право войти в номер и посмотреть, спит ли гость, или его нет в номере. После проверки данные сотрудники передают информацию телефонным операторам о ситуации в номере.

г) гость может самостоятельно запрограммировать свой телефонный аппарат на побудку.

Листы побудки хранятся не менее месяца.

Инновационные телефонные системы гостиниц.

Электронные телефонные системы последнего поколения помогают отелю обеспечить индивидуальное обслуживание клиентов. Так, например, в некоторых основных отделах гостиницы могут быть установлены телефоны с дисплеями и если гость звонит из номера, то на дисплее телефонного аппарата высвечивается не только номер комнаты, но и имя гостя. Это дает возможность сотрудникам отеля всегда называть гостя по имени. Или другой пример - услуги голосовой почты (Voice Mail). Клиенты имеют возможность прослушивать оставленные им сообщения входящих абонентов на том языке, который они предпочитают.

О наличии сообщения клиент узнает по световому сигналу на дисплее своего телефонного аппарата. Все оставленные сообщения гость может прослушивать по нескольку раз, свободно перемещаться внутри почтового ящика (переходить к следующему сообщению, возвращаться к предыдущему), делать паузу во время прослушивания и т. д. После отъезда все сообщения и персональное приветствие (если оно было записано гостем) автоматически стираются.

В ряде гостиниц в дополнение к стационарному (настольному) телефонному аппарату гостям на период их пребывания в отеле предоставляются беспроводные телефоны (мобильные или радиотелефоны) с номером комнаты, для того чтобы клиенты были досягаемы в любом месте отеля. Есть возможность переключения разговора с одного телефона на другой.